As a freelancer, you won’t get paid for your hard work and services if you don’t create an invoice of some sort to send to your clients. However, if you’re new to the freelancing world, it can be difficult to figure out how to write an invoice for freelance work.
I’ve been freelancing for about two years now, but only started full-time last summer after graduating with my B.A. in graphic design and Media Arts from university.
Over the years, I’ve tried sending invoices in many different ways; through payment processors, CRM systems, and even designing and creating them myself in InDesign.
I’ve come a long way considering I didn’t know how to send an invoice when I first started.
If you’re wondering how to invoice for freelance work, whether you’re new to this career or you’ve been in this world for a while, you’re in the right place.
Writing an invoice doesn’t have to be difficult, and the more you send them, the easier it becomes.
Here’s my guide to how to write an invoice for freelance work.
Índice
What should An Invoice Include?
How To write an Invoice for Freelance Work
How to send an Invoice
When to send an Invoice
How clients Pay invoices for Freelance Work
Conclusão
What should An Invoice Include?
Writing an invoice and charging for your services is important to keeping your business running, paying rent, and affording your other monthly expenses.
If you’re trying to figure out how to write an invoice for freelance work, start with the basics outlined below. Your invoice needs the following, but you can always add more information depending on your client’s needs.
Informações de contato
First up is contact information, which includes both your contact information and your client’s.
You’ll want to make sure to include the business name, address, email, phone number, and website of both you and your client if you have it.
At the very least, make sure you include this information for your own business so your client can contact you if there’s an issue.
The contact information should be at the top of your invoice somewhere. many invoice creator systems will do this automatically for you, so you don’t have to worry about it once you input the information.
Invoice Number
If you consistently use the same exact invoicing system, then the invoice number will automatically update for you with every invoice that you create.
If you use a few different programs, you’ll want to make sure you don’t have two of the same invoice number across platforms to go back and find invoices as needed easily.
Data da fatura
An invoice isn’t complete without including the date that you sent it. This is just as important for your own records as it is for your client’s.
This can simply be added at the top of the invoice somewhere underneath the contact information. Make sure that the date you put is correct; don’t backdate it.
Data de vencimento da fatura
In addition to the date you send the invoice, you should also have an invoice due date. This is the date that the payment from your client is due.
Many invoice creation tools will automatically make the due date the same as the date you send the invoice, but you can change this if needed.
If you’re wondering how to invoice for freelance work with longer contracts, you can actually set up multiple due dates with amounts due with some invoice creators, like Dubsado or Honeybook.
This allows your client to set up automatic payments and be aware of the rest of the payments coming up in the next few months.
Itemized list of services Performed
For your client to properly know exactly what they are paying for, you need to make sure that you include an itemized list of all of the services you performed for them. think of this as the list part of a receipt that you receive after you check out a store.
For instance, if they paid you for a social media management package, write out the package’s name, list the description of the services performed underneath, and the price it costs.
This is one of the most important details on an invoice.
Final amount Due
Your client is not going to know how much is due if you don’t include a final number! Make sure this number is easy to see and is inclusive of all of the services you performed.
The best spot to put the final amount due for all services is at the bottom of the invoice in bold. This way, your client can easily spot how much they are paying before even looking over the rest of the invoice.
Bonus: logo (a fun addition)
If you want to know how to create an invoice for freelance work in a more fun and customized way, make sure to add your logo to the top near your businessem formação. Existem alguns serviços diferentes de criadores de faturas que farão isso por você.
Você também pode alterar o design da fatura para que ele tenha cores e fontes da sua marca. Mas, não exagere; Você pode marcar a fatura de acordo, mas ainda assim não ser muito perturbadora do conteúdo da fatura. Você quer que seja fácil digerir para seus clientes.
Outras possibilidades para incluir
Embora a maioria dos freelancers prefira incluir condições de pagamento em seus contratos, você também pode adicionar isso à sua fatura. Isso não é necessário, mas pode ser valioso para lembrar seu cliente se houver uma taxa de atraso de qualquer tipo.
Você também pode querer adicionar os métodos de pagamento disponíveis. Pessoalmente, descrevi isso em meus contratos, mas alguns freelancers preferem adicioná -lo diretamente à sua fatura. Se você estiver usando um criador de faturas como o PayPal, isso não é necessário incluir.
Como escrever uma fatura para o trabalho freelancer
Se você está se perguntando como faturar como freelancer, provavelmente espera que haja ferramentas por aí que o façam por você. Bem, existem!
Isso pode economizar muito tempo e pode facilitar muito o envio de suas faturas para seus clientes.
Aqui estão algumas das melhores ferramentas para enviar faturas para seus clientes. Lembre -se de que a maioria deles leva pelo menos uma parte de seus pagamentos, infelizmente.
Dubsado
O Dubsado é uma fatura e a proposta CRM normalmente usada por freelancers que oferecem serviços criativos, como marca, design da web e design gráfico.
Essa ferramenta permite que você configure faturas recorrentes para seus clientes, para que você não precise configurar uma nova para enviar todos os meses se seu cliente estiver em um contrato mais longo.
Um dos aspectos fantásticos do Dubsado é que você pode adicionar todos os seus pacotes normais diretamente a ele.
Por exemplo, talvez você tenha um pacote de design de sites que você oferece. Adicione -o como um dos seus pacotes e, quando você criar uma fatura, pode escolher o pacote no menu suspenso e ele será adicionado e calculado automaticamente para você.
PayPal
Embora o PayPal seja um pouco menos chique, eu o uso com muitos dos meus clientes, porque todo mundo sabe como usá -lo já.
As faturas não são tão personalizáveis, mas fazem o trabalho e você pode adicionar todos os itens essenciais descritos na parte inicial deste artigo.
Honeybook
O Honeybook é minha ferramenta absoluta de faturamento. Todos os meus clientes de gerenciamento de mídia social e design gráfico são faturados usando esta ferramenta.
Posso configurar faturas recorrentes como Dubsado e também adicionar todos os meus pacotes, o que me economiza muito tempo.
Os clientes podem pagar por meio de transferência bancária, crédito ou cartão de débito, para que haja muitas opções de pagamento disponíveis. Seu cliente tem a escolha deles e pode até configurar seus pagamentos para serem automáticos, para que não precise pagar sua taxa de atraso.
QuickBooks
Se você está se perguntando como criar uma fatura para o trabalho freelancer e já usa o QuickBooks para permanecer no topo de suas finanças, está com sorte. Na verdade, você pode criar faturas para enviar aos seus clientes, assim como no PayPal.
O que há de tão fantástico no faturamento do QuickBooks é o dinheiro que você ganha com a fatura já está no software financeiro para economizar um tempo precioso.
Bonsai
O Bonsai é um software de faturamento com melhor classificação entre freelancers por causa de quão fácil é usar. Como em outros softwares de faturamento nesta lista, você também pode configurar faturas recorrentes ou faturas únicas, o que pode ajudá-lo a ficar mais adiante do seu faturamento.
Além do faturamento, o Bonsai pode criar e enviar contratos para você e acompanhar seu tempo. Ele tem muitos outros recursos que valem a pena investigar se você estiver tentando escolher um serviço de fatura.
Aceno
O Wave é semelhante ao QuickBooks, pois envia faturas, mas também pode ajudá -lo a gerenciar todas as facetas de suas finanças. Você pode assistir às suas despesas, pagar subcontratados e configurar faturas únicas e recorrentes para seus clientes.
Ao contrário de alguns dos outros softwares de fatura nesta lista, a Wave também tem a capacidade de personalizar suas faturas para você até a cor hexadecimal exata que você usa em sua marca. As opções de personalização são infinitas.
Colheita
Por último, mas não menos importante, é a colheita, que é um software de faturamento que eu recomendo que você veja se trabalha em retentores a cada hora, em vez de em pacotes.
A Harvest é usada principalmente para rastrear e exportar quadros de tempo de exportação, mas você pode enviá -lo como uma fatura para que seus clientes paguem por meio da plataforma depois de acompanhar seu tempo.
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Como enviar uma fatura
Agora que você sabe como escrever uma fatura para o trabalho freelancer, é hora de descobrir como enviar uma fatura.
Na verdade, se você usar algum software de fatura descrito na seção anterior deste artigo, tudo o que você precisará fazer é enviá -lo para o endereço de email do seu cliente. Eles podem então abrir o email e pagar a fatura imediatamente.
Se você preferir criar as faturas à mão, o que eu fiz no passado, há algumas coisas a serem lembradas ao enviar uma fatura para um cliente.
Primeiro de tudo, verifique se a fatura é um PDF.
As coisas podem dar errado se você enviar o arquivo ao vivo que você criou no Microsoft Word ou no Adobe InDesign, porque o cliente tem a chance de entrar e fazer alterações sem você saber. Com um PDF, o cliente não pode alterar o documento.
Sugiro que você o envie como um anexo em um email e mantenha uma cópia em outro lugar, para que você possa encontrá -lo facilmente se precisar se referir a ele.
Enviar uma fatura que você criou por conta própria por e -mail também significa que você deve escrever uma linha de assunto adequada.
Considere incluir algo como: “Minha fatura de nome do estúdio de design criativo devido 1/1/21” para que seu cliente saiba exatamente o que é.
Você pode até escrever “urgente” no início da linha de assunto, para que seu cliente não o deixe ficar na caixa de entrada por um tempo.
Outra opção (da velha escola) para enviar faturas é enviá -las por correio de caracol. No entanto, se você quiser receber o pagamento, sugiro que você o envie por e -mail, se possível.
Quando enviar uma fatura
O próximo passo para aprender a fazer uma fatura para o trabalho freelance é descobrir quando enviar uma fatura. Você sempre deseja ser rápido e dar ao seu cliente tempo suficiente para pagar antes do vencimento da fatura.
Na maioria das vezes, você deve ter a data de vencimento do pagamento já decidida dentro do seu contrato por escrito, para que seu cliente saiba com antecedência quando o pagamento deve ser feito. A partir daí, cabe a você decidir quando enviar a fatura.
Você pode decidir enviar a fatura uma semana antes de ser vencida, ou mesmo duas semanas antes do vencimento; Depende completamente de você. Apenas certifique -se de dar ao seu cliente tempo suficiente para efetuar o pagamento e não o envie com tanta antecedência que eles esquecem.
Pode ser uma ciência descobrir o momento perfeito!
Outra coisa a considerar são os planos de pagamento. Se você possui serviços de big bicket, como o design do site, que podem custar cerca de US $ 2.500 ou mais, há uma chance de seu cliente não poder pagar isso em uma única fatura.
Portanto, talvez você precise configurar algumas faturas de US $ 500 ao longo de alguns meses para que seu cliente possa pagar seus serviços.
Tradicionalmente, eu gosto de enviar faturas cerca de uma semana e meia antes de ser devido à maioria dos meus serviços, mas isso ocorre porque meus serviços de design gráfico e gerenciamento de mídia social exigem que o pagamento seja feito integralmente antes do início do trabalho.
Outros serviços, como minha escrita, são enviados após a conclusão do serviço, pois o preço é normalmente baseado na contagem de palavras e, portanto, pode variar.
No entanto, a maior coisa que aprendi com o faturamento é garantir que você o mantenha consistente. É por isso que o uso de serviços como o Honeybook, que configura